Comment réaliser un dossier mécénat percutant ?

par | Sep 19, 2022 | TECHNIQUE FUNDRAISING

C’est une question qui m’est souvent posée lors de mes interventions ou de mes formations : comment rédiger un dossier de mécénat efficace pour convaincre les entreprises qu’elles seraient bien avisées de financer mon association ou ma fondation ?

Bon, premier niveau de réponse, ce n’est pas un dossier mécénat – même le mieux préparé – qui suffira à convaincre un mécène potentiel. Je reviendrai sur cette question car c’est une croyance que j’ai souvent rencontrée.

Le dossier mécénat est une synthèse de la demande adressée à un mécène potentiel. C’est un document de communication qui doit être le reflet à la fois d’une bonne préparation et la résultante des échanges avec le mécène potentiel, le résultat d’un dialogue engagé avec votre futur partenaire.

Dans cet article, j’évoquerai ce qu’est exactement un dossier mécénat et comment le réaliser. Nous reviendrons ensuite sur l’ensemble de la démarche qui débute bien avant le travail d’identification de mécènes potentiels.

Je vous invite à relire l’article « Comment réussir votre campagne de mécénat .? Nos 10 conseils clés » paru récemment sur le site em4 France…… qui rappelle les fondamentaux indispensables pour mener à bien une recherche de mécènes.

Vous pouvez retrouver l’article sur à l’adresse suivante : https://ovfundraising.eu/comment-reussir-sa-campagne-de-mecenat-mes-10-conseils-cles/

 

1- A qui est destiné le dossier mécénat

 

Le dossier mécénat est destiné aux organisations. On utilise pas de dossier mécénat pour rechercher des fonds auprès du grand public. Selon les situations, il pourra être utile en information complémentaire lors du dépôt d’un dossier à une fondation.

Le dossier mécénat est une synthèse de votre projet pour vos interlocuteurs dans les entreprises ou les fondations que vous sollicitez pour soutenir votre projet.

 

 

2- A quoi sert le dossier mécénat et quand l’utiliser ?

 

Pour une fois, je vais répondre en expliquant ce que n’est pas le dossier mécénat.

Le dossier mécénat n’est pas un outil de dialogue avec un prospect.

 

Le dossier mécénat n’est pas la carte de visite que vous donnez à votre interlocuteur en début de réunion. Ce qui symboliquement lui enlèverai une grande partie de sa valeur.

 

Et le dossier mécénat n’est surtout pas un dossier à envoyer en désespoir de cause. Vous savez quand votre interlocuteur vous indique au téléphone « Envoyez-nous un dossier et on vous recontactera ». Et oui, l’espoir fait vivre ! Bien entendu, ne vous privez pas d’envoyer le dossier mécénat mais il y a très peu de chance que quelqu’un vous recontacte effectivement.

 

Bon, et avec tout cela à quoi sert le dossier mécénat ?

Le dossier mécénat est la synthèse de l’échange que vous avez eu avec un contact, un futur mécène.

 

Je préconise généralement de le laisser à la fin de l’entretien. Vous aurez évoqué votre projet, la Cause que vous défendez et présenté votre organisation sans oublier d’adresser une demande à votre interlocuteur. Vous pourrez laisser le dossier mécénat en indiquant qu’il s’agit de la synthèse de votre présentation.

Le dossier mécénat est donc un dossier destiné à vos contacts qualifiés. En quelques sortes, c’est un outil de conclusion d’un entretien plutôt réussi. Quand vous sentez que votre interlocuteur n’est pas loin d’être convaincu et qu’il aura besoin d’un support pour présenter votre demande aux instances décisionnelles de son entreprise ou de sa fondation.

Petit conseil pratique. C’est souvent mieux de ne pas utiliser le dossier mécénat comme support de présentation. Surtout pour un premier contact , il est préférable de ne pas utiliser de support pour favoriser la liberté et la fluidité des échanges avec votre interlocuteur.

 

3- Comment rédiger le dossier mécénat ?

 

Vous pourrez trouver de nombreuses propositions pour formaliser un dossier mécénat. Il existe de nombreuses manières de le faire … et certainement plusieurs manières pour rédiger un bon dossier mécénat.

J’ai vu tout de même trop de dossiers centrés sur l’organisation plutôt que sur le projet présenté au mécène. Franchement, cela n’intéresse pas votre interlocuteur de lire un dossier sur votre organisation.
Egalement trop de dossiers qui comportaient plus de 10 voire 15 pages. Vos interlocuteurs n’auront ni le temps ni la patience de le lire.

 

Non, rappelez-vous que le dossier mécénat doit être centré sur la CAUSE que vous voulez mettre en avant et le projet que vous présentez. Votre projet comme une solution efficace à la problématique que vous évoquez. Bien entendu, vous présenterez votre organisation mais essentiellement dans la perspective de renforcer la crédibilité de votre projet et la confiance des mécènes.

 

Clairement, le dossier mécénat est une variation de l’argumentaire Fundraising que vous aurez défini initialement et décliné sur tous vos supports de communication destinés aux mécènes : discours, lettres, courriels, site Internet…

 

Un dossier mécénat court et illustré pour être percutant

 

Pour réaliser un dossier mécénat percutant, je vous propose de rédiger un dossier court de 4 à 6 pages maximum illustré par des photos en lien avec la cause que vous défendez et votre organisation. Des photos de réalisations ou de bénéficiaires – quand c’est possible – donnent plus de concret aux arguments évoqués.

Les différentes rubriques et l’articulation du dossier mécénat

 

Une manière efficace de rédiger un dossier mécénat percutant est de suivre les rubriques suivantes :

 

1- Page de présentation illustrée par une photo en lien avec la problématique à laquelle vous apportez des solutions – Titre et logo de votre organisation.
Conseil : ne mettez pas le logo du mécène que vous allez visiter. Vous n’avez pas son autorisation pour l’utiliser et certains de vos interlocuteurs pourraient mal le prendre.

 

2- Un sommaire du dossier. Et oui, utile même pour un dossier de 4 à 6 pages et c’est une attention envers votre interlocuteur.

 

3- Evoquez la CAUSE que vous défendez – Pourquoi est-ce important ?

Quelques exemples :
– L’illétrisme en France Combien de personnes touchées, les conséquences ?

– L’accueil des migrants. Combien de migrants en France ? Les conditions d’accueil…

– Le développement d’une école de musique…

– L’aide aux personnes âgées….

 

4- Présentez votre projet.

C’est la solution efficace à la problématique que vous évoquez au point précédent.
– Description du projet
– Modalités d’organisation (qui, quand, comment ?)
– Quels sont les bénéficiaires ?
– Quel est l’impact attendu ?

Le dernier point évoqué – l’impact de votre projet – est aussi un des plus importants en particulier pour les entreprises. L’efficacité est une des principales attentes des mécènes.

 

5- Qui êtes vous ? Présentez votre organisation.

Vous devez démontrer que votre association est crédible, solide et efficace. Mettez en avant des éléments tels que : histoire de l’association, grandes réalisations, les partenaires, la qualité de votre équipe et de votre gouvernance…

 

6- Présentez la demande adressée à votre interlocuteur avec un budget prévisionnel du projet.

 

7- Valorisez le donateur en indiquant :
éventuellement les contreparties proposés aux dons si c’est utile et bien perçu ce qui n’est pas toujours le cas. A vous de décider en fonction de la personne et de l’organisation à qui vous vous adressez.
valorisez le don. « En donnant pour ce projet, vous permettrez …. »

 

8- Enfin, en dernière page, les modalités pratiques du don :
Comment vous faire un don ? C’est le moment où vous pouvez évoquer le reçu fiscal (qui, je le rappelle n’est pas un argument pour déclencher un don mais un bon argument pour subtilement proposer d’en augmenter le montant)
– Rappel de vos coordonnées pour que le donateur puisse vous joindre facilement.

Plus d’informations ? Des conseils pour réaliser votre dossier de mécénat ou engager une campagne de dons ?
Ou simplement vous avez une question.
Contactez-moi :
olivier@em4.org
06 82 17 98 18

Pourquoi travailler son projet associatif ? Une association peut-elle fonctionner sans projet associatif ?

Ce qui est clair – malheureusement – c’est que nous croisons beaucoup trop d’associations qui sont dépourvues de projet associatif et de stratégie claire (et oui, ces deux aspects sont liés). Autre cas de figure assez fréquent, des associations qui vivent avec un projet associatif ancien et dépassé loin de leur réalité quotidienne, un projet oublié et remisé au fond d’un tiroir.

Pour être honnête et préciser ma pensée dès le début de cet article, je suis persuadé que toutes les associations – quelles que soient leur taille et leur domaine d’activité – devraient élaborer et faire vivre un projet associatif partagé avec les parties prenantes internes de l’organisation, gouvernance, salariés et bénévoles et, pourquoi pas, avec leurs bénéficiaires, leurs partenaires et… leurs mécènes.

Dans la suite de cet article, je tenterai d’éclairer les raisons de cette affirmation. Pour donner une image appartenant au domaine maritime, une association sans projet associatif c’est comme un navire évoluant en pleine mer du Nord en hiver sans boussole, radar et corne de brume. Risque maximum de se perdre ou de s’échouer sur un banc de sable !

1- Définition du projet associatif

Le projet associatif traduit l’essence de l’association et son projet de développement.

Il regroupe :

  • la vision sociétale – la vision idéale – portée par l’association.
  • la mission (ou les missions) de l’association pour mettre en oeuvre cette vision du monde
  • les valeurs partagées par l’association dans son action
  • l’ambition à 5 ou 10 ans. Ce que l’association veut réaliser à échéance de 5 ou 10 ans
  • la stratégie qui se décline en projets opérationnels et qui donne la feuille de route, concrète de l’association pour l’atteinte de ses objectifs à court, moyen et long terme.

Et j’aimerais souligner ce que ne doit pas être le projet associatif. Il ne doit pas être un projet de façade destiné à la communication et à convaincre de nouveaux partenaires.

2- L’utilité du projet associatif ? Donner du sens en interne et mobiliser les parties prenantes autour d’un projet fédérateur

En interne, donner du sens

Effectivement, le projet associatif est aussi indispensable en interne qu’en externe.

En interne, c’est la boussole qui permet au navire association de se guider dans un océan qui offre rarement une « mer d’huile ».

Je crois clairement que l’utilité première du projet associatif est avant tout de donner du sens en interne aux salariés, aux bénévoles, aux volontaires. Donner du sens à tous ceux qui agissent pour mettre en oeuvre les projets de l’association. Si le besoin de sens est partagé par l’ensemble de la société, il me semble qu’il est encore plus important au sein des organisations engagées dans des actions d’intérêt général et pour faire évoluer la société Française.

Pour agir ensemble, encore faut-il s’entendre sur les grandes questions que sont :

  • Qui sommes-nous ?
  • Que voulons-nous faire ensemble ?
  • Dans quelles directions  agir ?
  • Quels sont les moyens nécessaires pour atteindre nos objectifs ?
  • Quels sont nos objectifs communs ?

Ces questions sont au coeur de la réflexion pour définir le projet associatif de votre organisation.

En externe, motiver et mobiliser les parties prenantes de votre organisation

Pour que les parties prenantes de votre organisation puissent contribuer à la réalisation des objectifs de votre organisation, ils doivent tout d’abord les comprendre et ensuite adhérer à cette proposition.

Le projet associatif repose sur une analyse de votre environnement, de l’évolution de la société et des besoins de vos bénéficiaires. Votre analyse. Une analyse qui est développée à partir d’études existantes mais surtout de votre expérience acquise au service du changement social et dans les relations avec vos bénéficiaires.

Le projet associatif répond à l’objectif de donner de la lisibilité à vos actions mais c’est également une forme d’engagement de votre organisation. Je crois qu’il ne faut pas avoir peur d’être clair dans cet engagement. Votre organisation, votre action ne peut pas convenir à tout le monde. Votre engagement doit être suffisamment fort pour entrer en résonance avec la vision et les valeurs de vos futurs partenaires et donateurs.

D’après l’Institut National de la Jeunesse et de l’éducation populaire (INJEP), il y aurait 1,3 millions d’associations en France. Sans projet associatif clair et disruptif, votre association est invisible pour vos parties prenantes et en particulier, les financeurs publics et les mécènes privés.

Le projet associatif dans ses composantes identitaires – Vision, Mission, Valeurs – va constituer le socle de l’argumentaire de CAUSE, le discours de promotion de vos actions  destiné à mobiliser et convaincre vos mécènes. Ce discours de CAUSE, ce message identitaire, sera décliné sur l’ensemble des supports de votre organisation – site Web, dossier mécénat, communication au grand public et aux partenaires…

Les mécènes ont besoin d’avoir la réponse à trois questions :

  • Qui êtes-vous ?
  • Quels sont vos objectifs ? Que voulez-vous réaliser à échéance de 5 ou 10 ans ?
  • Concrètement comment allez-vous procéder pour atteindre ces objectifs ?

Le triptyque Vision – Mission -Valeurs constitue la réponse à la première question. L’ambition à 5 ou 10 ans est la réponse à la deuxième question.

La stratégie et sa déclinaison en projets opérationnels poursuit ce trio gagnant en dévoilant la réponse à la troisième question.

Plus vous êtes en capacité de démontrer la cohérence entre ces trois niveaux, plus vous entrerez aisément en connexion avec les attentes des financeurs et de vos partenaires.

3- Quand et comment devez-vous réviser votre projet associatif ?

Si vous n’en avez pas, la question ne se pose pas…

Beaucoup d’associations fonctionnent sans projet associatif. Enfin, précisons… Beaucoup d’associations croient qu’elles peuvent fonctionner sans projet associatif.

La question ne devrait pas se poser. Si vous n’avez pas de projet associatif, définir un projet associatif et sa déclinaison en stratégie opérationnelle doit devenir la priorité number one de votre organisation.

Le projet associatif, nous l’avons déjà mentionné, est la boussole de votre organisation. C’est ce qui donne du sens aux équipes mobilisées pour la mise en oeuvre des objectifs de votre organisation, salariés, membres de la gouvernance et bénévoles. C’est un outil de lisibilité indispensable à la mobilisation des parties prenantes autour des objectifs fondamentaux de votre organisation.

Le projet associatif donne également de la lisibilité à votre action aux financeurs publics et surtout aux mécènes potentiels. Il est indispensable à la définition d’un argumentaire de cause, un discours destiné à obtenir des adhésions des mécènes.

Revoir son projet associatif quand le monde qui nous entoure évolue…

D’accord, le monde change tous les jours. Et parfois, il bouge plus vite. C’est justement dans ces moments qu’il faut faire évoluer votre projet associatif.

En fait, il est indispensable de repenser votre projet associatif :

  • quand vous vivez des évolutions importantes (après la crise sanitaire par exemple qui a été un chamboulement pour la plupart des organisations)
  • quand les besoins de vos bénéficiaires évoluent en profondeur
  • quand le modèle économique de votre organisation n’est plus pertinent

Comment réviser votre projet associatif ?

La révision du projet associatif représente une belle opportunité pour votre organisation.

C’est un moment de mobilisation, de re mobilisation de l’ensemble des parties prenantes autour des objectifs fondamentaux de votre organisation. Faites-en un moment partagé en particulier avec les forces vives de votre association ou de votre fondation, les salariés et les bénévoles et les bénéficiaires.

Bien entendu, la gouvernance reste décisionnelle. Mais une association ou une fondation n’est pas une entreprise qui appartiendrait à son fondateur ou son dirigeant. Une association ou une fondation appartient au bien commun. Elle a pour objet de contribuer à changer le monde à son échelle et pour ses bénéficiaires. En ce sens, elle appartient également à ses salariés, ses bénévoles et ses bénéficiaires. C’est aussi ce qui justifie l’obtention de subventions publics et de financements de mécènes privés.

C’est également un moment idéal pour… rêver et associer de nouveaux mécènes potentiels dans la réflexion. Plus un mécène est associé en amont du projet de l’association, plus il sera susceptible de contribuer à sa réalisation.

Pour aller, plus loin, prenez contact avec notre équipe. Nous pourrons envisager ensemble un plan d’actions adapté à la situation et aux objectifs de votre organisation.

olivier@ovfundraising.eu

06 82 17 98 18

O&Vfundraising

Conseil en mécénat et collecte de fond

Les clés d'une stratégie Fundraising mécénat réussie

Livre blanc gratuit conçu pour vous par notre équipe !

O&Vfundraising

Pour vos projets de mécénat et formations à la collecte de fonds, n’hésitez pas à nous contacter.

Olivier Durand-Evrard
Tél : 06 82 17 98 18

Valentine Charles
Tél : 06 61 07 22 45

Articles connexes

Le monde du Fundraising

Etude de cas : campagne de mécénat pour le financement de la rénovation de la toiture du temple de la Lanterne à Lyon

Le temple de la Lanterne a été bâti à Lyon en 1857. La toiture a été rénovée partiellement dans les années 60. En 2021, elle est en très mauvais état et il pleut dans le grenier du temple. Le conseil presbytéral de l’Eglise Protestante Unie de Lyon Terreaux (EPUdLT) doit réunir un budget de 160 000 € pour une rénovation complète de la toiture et de la charpente. Il est décidé d’engager une campagne de mécénat.